Nie popełniaj moich błędów wdrażając System Zarządzania Jakością ISO

System Zarządzania Jakością ISO 9001 ang. International Organization for Standardization

Jak wdrożyć nie popełniając błędów?

Jeżeli jesteś właścicielem firmy. System ISO staje się coraz powszechniejszy w Polsce. Wiele firm chce się posługiwać w swoich Logo informacją, że posiada Certyfikat ISO. Nie jest to chwilowa moda. To jest koniecznością, bowiem Twój klient ma pewność, że w firmie w której lokuje swoje zamówienie. Funkcjonujący wyżej wymieniony  system  jest wdrożony po to by spełnić jego oczekiwania. Oczekiwania, związane z zakupem towaru czy usługi.

Nie będę się tu rozpisywał jak działa System ISO. Jeżeli chcesz go wdrożyć, lub jesteś na etapie jego wdrażania u siebie. To trenerzy z firmy wdrożeniowej dokładnie nauczą jak ten system funkcjonuje. Ja tylko chce na własnym przykładzie podzielić się paroma istotnymi sprawami widzianymi od strony osoby, z firmy w której ten system wdrożono.

I działa on od 12 lat.

Kiedy na początku 1994r. nasza firma rozpoczęła procedury  przygotowawcze do wdrożenia systemu ISO. Po pierwszym spotkaniu z przedstawicielami  firmy wdrożeniowej. Którzy to przedstawiciele, przekazali nam ogólne założenia, jak działa system. Stałem się jego gorącym orędownikiem. Zrozumiałem, że ten system potrafi uporządkować wiele spraw w mojej firmie. Każdy będzie wiedział za co odpowiada. Będzie można szybko ustalić, gdzie leżą przyczyny złej jakości niektórych wyrobów. I jak będzie można je naprawić. Komputeryzacja firmy była jeszcze w powijakach, ale ja już widziałem jak zastosować komputery dla systemu zarządzania jakością. Miały one,  pracując w sieci, pomóc w monitorowaniu systemu. Liczyłem na to, że zniknie mnóstwo papierów.  Według mnie zupełnie niepotrzebnych.

Ja widziałem ich treść, w postaci zapisu komputerowego, do którego w każdej chwili można sięgnąć. Pracuje w dużym zakładzie i u nas jest wdrożony pełny system ISO. Od wykonania projektu, do produkcji  wyrobu finalnego. W to jest jeszcze włączony Dział Kontroli Jakości i Zespół Laboratoriów. Jak wyżej pisałem, poznaliśmy założenia ogólne i pierwszym naszym zadaniem,  było określenie sieci działań w przedsiębiorstwie.  Każdy na swoim podwórku. Obrobiliśmy ten temat dość szybko i powstały piękne diagramy wykonane naprędce w programie ABC FlowCharter(chyba się tak to pisało).

I tu na samym starcie popełniliśmy pierwszy błąd. Zrobiliśmy to bardzo szczegółowo. Dokładając do tego trochę idealnych przebiegów. Ta szczegółowość i ten idealizm, spowodował duże zamieszanie, kiedy dowiedzieliśmy się o drugim zadaniu. Czyli o napisaniu procedur, dla tych wcześniej określonych sieci działań. Tych procedur powstało mnóstwo. Według mnie o połowę za dużo.

Drugim naszym błędem był to, że te procedury napisane przez nas, były napisane zbyt szczegółowo. One w pewien sposób odbiegały od rzeczywistości. A jak odbiegały, to trudno je było spełnić. A że tworzą one ze sobą system powiązań, to cały układ zrobił się bardzo skomplikowany i trudny do zarządzania. Z tych procedur jako elementów nadrzędnych wywodzą się szczegółowe instrukcje, jak postępować na konkretnym stanowisku pracy. Trzecim naszym błędem był to, że wprowadziliśmy w system ISO bardzo dużo różnorodnych druczków i protokołów w formie papierowej. A pisałem wcześniej, że liczyłem na komputery. Niestety. Ale to nie wina systemu ISO. Wina leży u tych, którzy ten system wdrażają u siebie. Nasza firma, była w tamtych latach,  prekursorem w Polsce.  Wdrażając tak rozbudowany system ISO. Wtedy było mało firm wdrożeniowych i opierały się one głównie na specjalistach angielskich. Dopiero po wdrożeniu systemu i po pierwszych audytach okazało się jakie popełniliśmy błędy przygotowując dokumentację systemu.

Dlatego chciałem przestrzec osoby które wdrażają system ISO u siebie w firmie.

1. Przyjrzyjcie się działaniu swojego przedsiębiorstwa pod takim kątem, aby te działania nie były zbyt skomplikowane

2. Nie twórzcie skomplikowanych sieci działań.

3. Nie zaczynajcie od ideału. Piszcie jak najkrótsze procedury. Do  ideału trzeba dojść małymi krokami.

4. Nie twórzcie zbyt wielu procedur, uszczegółowienie można załatwić konkretnymi instrukcjami

5. Jeżeli planujecie wdrożyć system komputerowy zarządzania przedsiębiorstwem. To niech on będzie na pierwszym miejscu. Jako ważniejszy od  wdrożenia systemu ISO.

Dopiero po tym wdrażając ISO, dopasujcie je do systemu komputerowego. Unikniecie  skomplikowanej papirologii, którą trudno utrzymać w ryzach. Wiem co piszę. To są setki kilogramów niepotrzebnych papierów rocznie. Które okazujecie Audytorowi ISO w czasie auditu. A potem one sobie żółkną w teczkach nikomu niepotrzebne

6. W tworzonej przez Ciebie Księdze Jakości, koniecznie umieść wpis, że system będzie nadzorowany i aktualizowany przy pomocy istniejącego w Twoim przedsiębiorstwie systemu komputerowego. Wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem

Pozdrawiam, życzę powodzenia przy wdrażaniu